STAP 1: Archiefbestand maken
Persoonlijke archiefbestanden zijn handig om mail te blijven bewaren die je niet dagelijks nodig hebt, maar wel moet 'conserveren'. Outlook kan de toegang tot zo'n bestand onthouden, zodat je makkelijk bij je oude berichten kunt. Eventueel plaats je het archief op een usb-stick, zodat je de e-mails onderweg bij de hand hebt. Laten we zo'n archief aanmaken. Start Outlook en klik achtereenvolgens op het menu Bestand, Nieuw en dan Outlook-gegevensbestand.
STAP 2: Type kiezen
Een nieuw venster zal openen met de vraag wat voor type archiefbestand je wilt maken. De optie 'Bestanden met persoonlijke mappen (*.pst)', is te openen met Outlook 2003 en 2007 en versie 2004 en 2008 voor de Mac ('Entourage'). De andere optie is alleen handig als je op plaatsen komt waar met oudere versies van Office wordt gewerkt. Gebruik deze niet als er geen dringende reden voor is. Standaard wil Outlook het bestand opslaan in een verborgen map op de harde schijf. In een bedrijfsomgeving is het aan te raden een netwerkschijf te kiezen, een locatie waar ook een back-up van wordt gemaakt.
STAP 3: Wachtwoord
Outlook biedt de mogelijkheid het archiefbestand met een wachtwoord te beveiligen. Dat lijkt slim omdat iemand anders eenvoudig je .pst-bestand kan kopiëren en de data kan inzien. Als het echt om archiveren gaat, is de kans erg groot dat je over een jaar het wachtwoord niet meer weet. Het opslaan van je bestand op een usb-stick en die in een kluis leggen is dan wellicht verstandiger. Vul niets in als je geen wachtwoord wilt gebruiken, of vul hem twee keer in. De naam die het archiefbestand krijgt in deze stap, is de naam die zichtbaar is in Outlook.
STAP 4: Het archief gebruiken
Na het maken van het archief, wordt het geopend binnen de mappenstructuur onder het kopje E-mail, helemaal links in Outlook. Houd er rekening mee dat Outlook oude items verplaatst naar je archiefbestand en niet kopieert. Bestanden zijn dus direct weg op de oorspronkelijke locatie. Wel kun je met de muis drag and drop items en mappen weer terugzetten naar je Postvak In. Bedenk dat items en mappen die in het archief staan via webmail niet meer te benaderen zijn. Uiteraard kun je het archiefbestand openen op een andere pc met Outlook.
STAP 5: Openen en sluiten
Sluiten van een archief gaat eenvoudig: Klik met de rechter muistoets op de vermelding en kies voor Archief sluiten. Het is dan niet meer zichtbaar in Outlook. Het staat nog wel fysiek op de plaats waar je het hebt opgeslagen. Openen in Outlook gaat via het volgende keuzes: Bestand, Openen en vervolgens Outlook-gegevensbestand. Als er wachtwoordbescherming op zit, moet je het invoeren. Anders wordt het archief direct zichtbaar in Outlook.
STAP 6: Onderhoud
Veelgebruikte archieven zullen in de loop van de tijd steeds groter worden, ook al verwijder je de e-mails. De oplossing zit in onderhoud. Klik met de rechtermuistoets op het archief en kies voor Eigenschappen. De optie 'Mapgrootte' laat de totale omvang zien en door te klikken op Archief komt de optie Nu comprimeren beschikbaar. Klik erop om het bestand te laten krimpen. Ook is het mogelijk om hier het wachtwoord te wijzigen, mocht dat zijn uitgelekt. In het opmerkingenveld een hint voor het wachtwoord plaatsen heeft geen zin, want dit venster is alleen zichtbaar na het openen van het archief.
Archiveren kan ook volautomatisch. Lees onze testen van professionele archiveringssystemen.
