» Bewaarplicht | e-mail archivering

Bewaarplicht ook voor e-mail

Er bestaat een reële kans dat veel bedrijven in conflict met de Belastingdienst raken. Dit omdat zij jarenlang hebben verzuimd hun zakelijke e-mails te bewaren.

Deze e-mails vallen onder de fiscale bewaarplicht, echter is de Belastingdienst onlangs op deze massale tekortkoming gestoten.

Indien de Belastingdienst constateert dat een bedrijf zijn e-mails betreffende zakelijke transacties over de laatste zeven jaar niet kan tonen, dan draait de Belastingdienst de bewijslast om. Ondernemers dienen rekening te houden met een terugvordering over zeven jaar plus een boete.

Bedrijven hebben een bewaarplicht tot zeven jaar terug. Zij denken dan vaak nog in papier, terwijl transacties meer en meer elektronisch gebeuren. De fiscus vreest daarom komende jaren grote problemen bij controles. Voor deze controles zijn naast usb-sticks, diskettes, tapes en cd-rom’s ook alle e-mails relevant als ze over de bedrijfsvoering gaan, bevestigt de Belastingdienst. ‘De mailberichten worden in ons voorlichtingsmateriaal inderdaad nog niet genoemd. Het is anderzijds de plicht van de ondernemer om zich daarover te informeren.’

De Belastingdienst onderzoekt momenteel de mogelijkheden om de tekortkoming in het bedrijfsleven in één keer op te lossen en zo confrontaties voor te zijn.

Die bedrijven die wel hun e-mails archiveren moeten zich daarnaast ook afvragen of dat goed geordend gebeurd. De Belastingdienst wenst bij controle niet te hoeven zoeken in lange lijsten e-mails. De e-mails dienen snel en goed reproduceerbaar te zijn.

EMS e-mail archivering

Belangrijk is dat de kennis en documenten die in e-mails zijn opgeslagen te delen zijn met medewerkers en snel en goed terug te vinden zijn. Web2All biedt daarvoor met haar product EMS uitgebreide mogelijkheden in de vorm van een online dienst. Automatisch en volledig voor u beheerd.

Meer informatie over EMS e-mail archivering.  » hier