» EMS | e-mail archivering
- Nooit meer e-mail kwijt
- Veilig extern archief
- Automatisch archiveren
- Razendsnel email terugvinden
Web2All EMS®
Automatisch e-mail archiveren
Wat is Web2All EMS?
EMS is een laagdrempelig e-mail archiveringssysteem, ontwikkeld door Web2All. Hiermee wordt het duurzaam archiveren en snel terugvinden van e-mail toegankelijk gemaakt voor ieder type organisatie, van klein tot groot.
Het systeem wordt door ons online aangeboden en biedt daardoor een reeks belangrijke en unieke voordelen ten opzichte van andere archiveringsystemen. Niet in de laatste plaats het feit dat onze oplossing geen onderhoud of beheer inspanning van uw kant vergt.
Waarom e-mail archiveren?
E-mail is inmiddels onmisbaar geworden en uitgegroeid tot een bedrijfskritische applicatie. Communicatie met klanten en leveranciers wordt in toenemende mate via e-mail afgehandeld.
Belangrijke documenten en afspraken komen zo vast te liggen in e-mail en veel bedrijven maken zich dus terecht ongerust over het potentiëel verlies van belangrijke bedrijfsinformatie in allerlei (lokale) e-mail accounts. De noodzaak om elektronische post, net als gewone post en andere papieren documenten, op een veilige manier centraal te archiveren en snel opvraagbaar te maken, groeit met de dag.
Volledig automatisch archiveren van e-mail
E-mail archiveren met Web2All EMS vereist geen actie van de gebruikers. Er is dus geen risico dat bepaalde berichten -al dan niet per ongeluk- niet, of in aangepaste vorm gearchiveerd worden. Alle berichten van en naar uw bedrijf worden volledig transparant en automatisch opgeslagen in een centraal archief en zijn daarna direct oproepbaar.
Ook webmail en mail via zakcomputers, telefoons, notebooks, PDA en andere mobiele apparatuur kan automatisch worden toegevoegd aan het archief.
Snel en eenvoudig terugvinden
E-mail Berichten terugvinden in het archief gaat snel en eenvoudig. Via een overzichtelijke interface met krachtige zoekfunkties kan full-text gezocht worden op basis van alle kenmerken van een e-mail bericht en eventuele bijlages.
Gevonden berichten kunt u bekijken, printen, of zelfs opnieuw verzenden naar uw eigen mailbox of die van een willekeurige andere ontvanger.
Fiscale bewaarplicht
Met Web2All EMS hebben u en uw medewerkers niet alleen razendsnel toegang tot belangrijke informatie in de e-mail historie, maar tegelijkertijd voldoet u met onze oplossing eenvoudig aan uw wettelijke en fiscale bewaarplicht.
Belangrijkste voordelen van Web2All EMS®:
- Alle email wordt gearchiveerd, ook webmail en mail via zakcomputers, notebooks en andere mobiele apparatuur.
- Helpt bij wettelijke en fiscale bewaarplicht.
- Een eigen e-mail server is niet noodzakelijk.
- Geen tijdverlies door het opslaan van e-mail in ingewikkelde boomstructuren.
- Geen speciale software of hardware nodig.
- Mailbox limieten zijn geen probleem meer.
- Afspraken gemaakt door (ex-)medewerkers kunnen gemakkelijk teruggehaald worden.
- Overal en altijd gemakkelijk e-mail terugvinden.
- Veilige online toegang, ook onderweg.
- Hosted en managed.
- Geen beheer inspanning
- Uitgebreide zoekmogelijkheden.
- Centraal archief in plaats van op iedere pc een beetje.
- Een nieuwe gebruiker met hetzelfde e-mail adres als een vroegere medewerker kan door het archief apart behandeld worden.
- "Full text" zoeken in uw e-mail history.
Meer informatie
Voor meer informatie, advies of een demonstratie nodigen wij u graag uit om vrijblijvend contact met ons op te nemen.
Vrijblijvende offerte aanvragen
Veel gestelde vragen (FAQ) over e-mail archivering.
Demo
Probeer hier zelf hoe gemakkelijk het zoeken van e-mail berichten kan zijn.
Web2All EMS live demo
Screenshots
|
|
Overal en altijd makkelijk te bereiken via een webbrowser.
|
|
|
Zoeken op alle email eigenschappen.
|
|
|
Verdere specificatie van de zoek criteria.
|
|
|
Door op het plusje te klikken kunnen zoekregels toegevoegd worden.
|
|
|
Gevonden berichten komen in een overzichtelijke lijst, waarin de belangrijkste kenmerken al meteen zichtbaar zijn.
|
|
|
Het bericht kan direct of in uw e-mail programma bekeken worden, naar keuze in plain tekst of HTML. Ook afdrukken en doorsturen kan van hieruit gekozen worden.
|
|
|
Gevonden berichten kunnen opnieuw gestuurd worden naar de orginele ontvanger, maar ook naar elk willekeurig door u in te geven e-mail adres.
|
|
|
Zoekopdachten kunnen worden opgeslagen, om later gemakkelijk opnieuw te kunnen gebruiken.
|
|
|
EMS is geoptimaliseerd om te worden gebruikt in Microsoft Outlook. Zo heeft u uw e-mail archief altijd bij de hand.
|
|
